Los envíos de documentos que se hacen al Departamento de Archivo General de forma tradicional, se reciben y conservan temporalmente de acuerdo al tipo de documento y el periodo de vigencia del mismo. Después de lo cual se valoran, depuran o conservan permanentemente en el caso de documentos históricos.

Para envíos digitales se reciben los documentos que deban conservarse indefinidamente por ser testimonio de las funciones sustantivas de la Universidad. El Departamento de Archivo General hace la recepción y respalda la información en el soporte más conveniente para la conservación de cada uno de los documentos.

Instrucciones para el envio de acervo

  1. La documentación deberá estar correctamente relacionada en el formato FO-020101-01 "RELACIÓN DE ACERVOS INACTIVOS O SEMIACTIVOS QUE DEBEN Y/O PUEDEN PASAR A FORMAR PARTE DEL ARCHIVO GENERAL". En forma electrónica FO-020101-01 véase el instructivo de llenado.
  2. Debe estar contenida en cajas especiales para archivo, mismas que se adquieren en el almacén, rotuladas a lápiz. (véase el instructivo de llenado.)
  3. Los folders o sobres deben estar numerados del 1 al infinito, a lápiz, en cada uno de los envíos.
  4. El nombre del expediente debe corresponder al contenido del mismo.
  5. Evite enviar carpetas. El contenido de estas, se ordena en sobre-bolsa, para un mejor manejo.
  6. Sólo se aceptará su documentación en la fecha programada en el Calendario de envíos correspondiente al 2015.
  7. Se debe respetar la capacidad de la caja ya que de lo contrario no cierra y se maltratan los acervos contenidos en ella.
  8. Envíe el acervo inactivo o semi activo, al Departamento de Archivo General, con la relación impresa en dos tantos, para firma de recibido y sujeta a revisión.

Instrucciones de llenado para el formato de envíos

"RELACION DE ACERVOS INACTIVOS O SEMI-ACTIVOS QUE PASAN AL ARCHIVO GENERAL".

 

Instrucciones de llenado para el rubro

"IDENTIFICACIÓN" DE LAS CAJAS ESPECIALES DE ARCHIVO

Calendario de envíos correspondiente al 2017

Departamento de Archivo General - Universidad Autónoma de Aguascalientes.