Servicios

El Departamento de Archivo General ofrece un amplio rango de servicios encaminados a la gestión integral de la documentación y de la información que se genera y recibe en la Universidad, a través de los Archivos de trámite de cada una de las unidades administrativas de la UAA.

Los servicios cubren desde la recepción de nvíos hasta la sistematización de los archivos, la formación y asesoría técnica, así como las consultas y préstamo documental en sitio o sala de consulta y en general a los usuarios internos a través del SIIMA por medio del sistema de control de documentos OWL.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS

El Archivo General en su estrategia de conformación del sistema integral de archivos de la UAA, aplica los procedimientos archivísticos por medio del Sistema de Administración de Archivos, por medio del cual se genera todo tipo de correspondencia y se controla el ingreso y egreso de la misma con un proceso bien definido.

CONSULTA EN SALA

A través de este servicio los usuarios acceden al patrimonio documental de la Universidad en las instalaciones del Departamento para realizar las investigaciones o recuperar información o duplicado de documentos.

FORMACIÓN

El Archivo General participa en la formación y capacitación de los recursos humanos, para mejorar la calidad de los servicios a la comunidad y facilitar las transferencias documentales así como el acceso al Sistema de Administración de Archivos (SAA), que facilita la creación de documentos, control y registro de correspondencia, descripcion de documentos y control imágenes digitales.

SOLICITUDES

Por medio de las solicitudes se atiende y procesa los requerimientos de información de nuestros usuarios internos y externos. Disponibles a través de la pagina web del archivo, por correo electrónico, teléfono, personalmente o por medio de la página de la Universidad en Direcciones, Secretaría General o en la opción de servicios.

ENVÍO Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Los envíos de documentos que se hacen al Departamento de Archivo General de forma tradicional, se reciben y conservan temporalmente de acuerdo al tipo de documento y el periodo de vigencia del mismo. Después de lo cual se valoran, depuran o conservan permanentemente en el caso de documentos históricos.

Para envíos digitales se reciben los documentos que deban conservarse indefinidamente por ser testimonio de las funciones sustantivas de la Universidad. El Departamento de Archivo General hace la recepción y respalda la información en el soporte más conveniente para la conservación de cada uno de los documentos.

PRÉSTAMO

Esta unidad le facilitará en calidad de préstamo los documentos o expedientes a las dependencias académicas y administrativas de la Universidad que así lo requieran. Las dependencias que deseen solicitar en calidad de préstamo algún documento o expediente deberán llenar el Formato de "Solicitud de préstamo". El plazo del préstamo es de tres días, pero este puede prorrogarse siempre y cuando se le participe a la Jefatura del Departamento de Archivo General. Los documentos dados en calidad de préstamo son intransferibles.

TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y SECUNDARIAS

El Archivo General se encarga de coordinar las transferencias documentales que deban realizar cada una de las unidades académicas y administrativas de la universidad. Para realizar el proceso de transferencia primaria se debe relacionar la documentación en el "Formato de Solicitud de Transferencia" o bien, por medio del Sistema de Control Documental, enviar electrónicamente el documento.

DIGITALIZACIÓN

La digitalización es un servicio que ofrece el Depto. de Archivo General a los usuarios, convirtiendo documentos tradicionales plasmados en papel a imágenes digitales para transportarlos en medios electrónicos. Las áreas interesadas en tener un respaldo digital de su documentación lo solicitan vía correo electrónico, teléfono o personalmente.

APOYO A LA INVESTIGACIÓN Y A LA DOCENCIA

Por medio de la Sección de Archivo Histórico se atiende a investigadores, docentes y usuarios en general interesados en el contenido de la documentación que resguarda el Archivo General para consulta y la realización de sus investigaciones, acreditaciones o certificaciones, los antecedentes de las diferentes opciones de estudio, así como sus revisiones o acuerdos del H. Consejo Universitario y Comisión Ejecutiva.

FONDO DOCUMENTAL

El Archivo General custodia el patrimonio documental de la Universidad, constituido por el conjunto de documentos generados, recibidos o reunidos por cualquiera de sus áreas académicas y administrativas, por donaciones de particulares que donen o cedan de forma expresa sus documentos.

Departamento de Archivo General - Universidad Autónoma de Aguascalientes.