Manual de Transferencia Primaria
Los envíos de documentos al Departamento de Archivo General e Histórico se reciben a través de una Transferencia Primaria realizada por los Archivos de Trámite de la UAA y se conservan temporalmente de acuerdo a su vigencia documental. Pasada dicha vigencia pasan a un proceso de valoración, lo cual deriva en su depuración, o en su caso, en una Transferencia Secundaria al Archivo Histórico UAA.
Las Transferencias Primarias sólo podrán recibirse en las fechas asignadas para cada Área Universitaria en el “Calendario De transferencia Documental al Departamento de Archivo General De la UAA,” que puede verificarse en https://archivo.uaa.mx/envios. Toda transferencia queda sujeta a revisión para su aceptación.
El presente Manual detalla el procedimiento para realizar una Transferencia Primaria por los Archivos de Trámite de las Áreas Universitarias, al Archivo de Concentración adscrito al Departamento de Archivo General e Histórico, con apego a la Ley General de Archivos, específicamente en los siguientes artículos: Ley General de Archivos Artículo 5, Artículo 11, Artículo 12 y Artículo 31.
Asimismo, de acuerdo con lo que establece el Artículo 11 de los Lineamientos Generales de la Comisión Dictaminadora de Depuración y Eliminación de documentos publicados en el Periódico Oficial del Estado de Aguascalientes de abril de 2017:
“Se debe establecer un periodo mínimo de 10 años desde que se generó al documento para la conservación de los expedientes con valor administrativo, de los cuales tres permanecerán en el Archivo de Trámite, y los siete restantes en el Archivo de Concentración”
En concordancia con lo anterior, la documentación que se recibirá en el Archivo de Concentración será la concerniente a fechas cuatro años anteriores al año en curso, si el año en curso es el 2022, sólo será aceptada la documentación de 2018 y anteriores.
El espacio de recepción de las Transferencias Primarias se encuentra en la Sección de Archivo de Concentración en el Edificio 56 planta baja ala norte, del Campus Central UAA. Extensión 20119, en horario de 8 a 15:00 horas.
Elaboración de Expediente para Envío
El Reglamento del Archivo General e Histórico de la Universidad Autónoma de Aguascalientes define: “Expediente: la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite”.
Se cuenta con una Guía de Envíos en https://archivo.uaa.mx/envios que se divide en tres partes:
- Elaboración de expediente para envío
- Llenado del Formato para transferencia
- Caja de transferencia: tipo, acomodo y rotulación.
- Criterios para el envío de expedientes:
- Toda la documentación se debe acomodar en sobres de manera consecutiva desde el número 1 a los que sean necesarios, para guardar todos los documentos, evitando mezclar en el mismo sobre varios tipos de documentación. Como ejemplo: Oficios 2016 y Caja Chica 2016 no deben de ir en el mismo sobre, pero Caja Chica 2016 y 2017 sí pueden ir en un sobre, indicando en el rótulo que corresponden a las dos fechas.
- El rotulado de cada sobre debe cumplir los siguientes requisitos:
- El rotulado debe ser con LÁPIZ.
- Con el sobre posicionado de manera horizontal y la abertura del lado derecho, el título de la documentación debe colocarse en el extremo izquierdo superior del sobre.
- Si esa misma documentación ocupa más de un sobre, después del título se pondrá el número de sobre que corresponde al título. Por ejemplo: si son tres sobres debe llevar 1/3 ó 2/3 ó 3/3, rotulando con el mismo título en los dos, tres o más sobres que sean necesarios. Estos sobres deben llevar la misma numeración continua que lleva la caja, observe la figura 1.
- El numero consecutivo que corresponde al expediente deberá situarse en la parte superior derecha, cada sobre es un expediente y en cada transferencia se inicia la numeración con el numero “1”.
Las revistas o folletos no se adjuntan a los expedientes, este material debe ser entregado a la Sección de Archivo Histórico directamente con un máximo de dos tantos por ejemplar.
No se recibirán expedientes en las siguientes condiciones:
- En carpetas
- En sobres en mal estado, por ejemplo: húmedos, con manchas o rotos.
- En sobres rotulados con tinta alguna (pluma, plumón)
- Que contengan pegamentos o adhesivos.
Nota: Toda transferencia queda sujeta a revisión para que sea aceptada o rechazada.
Formato para Transferencia
Una vez que se han generado y preparado los expedientes para su transferencia los mismos deben quedar correctamente relacionados en el formato AD-SA-FO-10 “RELACIÓN DE ACERVOS INACTIVOS O SEMIACTIVOS QUE DEBEN Y/O PUEDEN PASAR A FORMAR PARTE DEL ARCHIVO GENERAL”. El cual puede ser descargado del repositorio de calidad OWL en la ruta “Áreas Administrativas / Secretaria General / Departamento de Archivo General e Histórico / Sección de Archivo de Concentración / Formatos /” (requiere usuario y contraseña) o del portal del Departamento de Archivo General e Histórico (https://archivo.uaa.mx/) en la siguiente liga de descarga: https://archivo.uaa.mx/wp-content/uploads/2023/10/AD-SA-FO-10-23-FORMATO-TRANSFERENCIAS-PRIMARIAS.xls
2. El llenado del formato se realizará de la siguiente manera:
- Centro o Dirección: El Centro o Dirección al que pertenece el Archivo de Trámite que realiza la transferencia.
- Clasificación: es el índice clasificador del Centro o Dirección.
- Departamento: Departamento al cual pertenece el Archivo de Trámite que realiza la transferencia.
- Clasificación: índice indicador del Departamento que realiza la transferencia.
- Numero de envío: dejar en blanco. Este dato lo asigna y llena el personal del DAGH.
- Fecha de elaboración: la fecha de llenado del documento.
- Numero consecutivo del acervo: el número de expediente que le corresponde (se encuentra en la parte superior derecha del sobre).
- Presentación documental: marcar con una X el tipo de presentación que está enviando.
- Título del acervo a enviar / recibir: en cada sobre se pone el título por renglón. Debe coincidir el título con el número de expediente.
- Fecha de Acervo: las fechas de la documentación que forman el expediente.
- Número de Caja: dejar en blanco. Este dato lo asigna y llena el personal del DAGH.
- Datos del responsable de los acervos que se detallan envían de acuerdo a esta relación: se llena con los datos del personal asignado como Encargado de Archivo de Trámite o la persona que autoriza dicha Transferencia Primaria (Jefe de Departamento, Director o Decano).
- Datos de quien recibe los documentos: dejar en Blanco. Este dato lo asigna y llena el personal del DAGH.
Todos los campos que no estén marcados con: “Para uso exclusivo del DAGH,” son obligatorios.
El formato con la Transferencia, se entrega impreso a dos tantos.
3. Caja de Transferencia: tipo, acomodo y rotulación.
Todos los expedientes deben estar contenidos en un modelo específico de caja para archivo: “Caja archivadora especial (U.A.A.) de cartón MOD. AG-12 ESP”. Ésta debe solicitarse al Almacén de la institución mediante el sistema de “SIUAA,” en el apartado “concentrado del ejercicio del presupuesto” en el menú de “consumibles.”
Caja Archivadora Especial (U.A.A.) de Cartón MOD. AG-12 ESP
Acomodo de los expedientes en la caja
Los sobres deben acomodarse dentro de las cajas de la siguiente manera:
- La rotulación del sobre debe quedar al frente con el título en la parte superior izquierda y el número de consecutivo visibles.
- El acomodo de los sobres deberá respetar el orden numérico del menor al mayor (el menor quedará al frente de la caja, y el mayor al final).
- Se debe respetar la capacidad de la caja ya que de lo contrario no cierra correctamente y se maltratan los acervos contenidos en ella.
Rotulación de Caja
La rotulación de la caja debe ser con lápiz, NO se recibirán cajas rotuladas con tinta.
La rotulación se realiza en la caratula de la caja, los campos a llenar son los siguientes:
- Centro o Dirección: El Centro o Dirección en la que se encuentra adjunto el Archivo de Trámite que realiza la transferencia.
- Departamento: Departamento al cual pertenece el Archivo de Trámite que realiza la transferencia.
- De Envió: dejar en blanco. Este dato lo asigna y rotula el personal del DAGH.
- Año: años de los expedientes que contiene la caja, puede ser un rango (ejemplo: 2010-2017).
- Índice Clasificador: índice clasificador a donde pertenece el Departamento/ Área que realiza la transferencia.
- Fechas extremas: año(s) a los que pertenecen los expedientes.
- Contenido: rango de numeración de expedientes.
- De Inventario: dejar en blanco. Este dato lo asigna y rotula el personal del DAGH.
Nota: Toda transferencia queda sujeta a revisión para que sea aceptada o rechazada.
Para asesorías y/o dudas sobre los procedimientos contenidos en el presente manual, se puede acudir a la Sección de Archivo de Concentración, en el Edificio 56 planta baja ala norte o en la extensión 20119 en horario de 8 a 15:00 horas.
Calendario De Envíos
